Bewerbungsgespräche über Videokonferenz-Tools: Wichtige Tipps für Recruiter

frau die ein erfolgreiches vorstellungsgespräch per video führt

Vorstellungsgespräche übers Internet führen? Kein Problem! Das müssen Sie als Recruiter bei Video-Bewerbungsgesprächen beachten. Und so bereiten Sie sich optimal für die moderne Form des Bewerber-Interviews vor.

Online-Interviews statt klassischer Vorstellungsgespräche

Spätestens seit der COVID-19-Pandemie läuft die Digitalisierung in vielen Bereichen auf Hochtouren. So auch im Bereich Human Resources. Was vor ein paar Jahren exotisch anmutete, ist mittlerweile fast gang und gäbe: Bewerbungsgespräche laufen über Skype, Zoom und andere Videokonferenz-Programme.

Laut einer Studie von e-fellows haben in der Corona-Krise die meisten der befragten Unternehmen auf Video-Interviews umgestellt. Eine Tatsache, die wir von Ratbacher bestätigen können: Wir, aber auch ebenfalls viele unsere Kunden, setzen aktuell hauptsächlich auf Videotelefonie, um Bewerbungsgespräche zu führen. 

Die Tools etablierten sich schnell als eine sehr gute Alternative zum klassischen Vorstellungsgespräch. Und sie sind zudem günstiger für die rekrutierenden Unternehmen, da beispielsweise die Fahrtkosten-Beteiligungen entfallen.
 

Welche Tools eignen sich für das Video-Vorstellungsgespräch?

Skype, Zoom, Cisco WebEx, Microsoft Teams, Google Meet oder GoToMeeting: In den meisten Unternehmen waren schon vor der Corona-Zeit ein oder mehrere Software-Lösungen im Einsatz, um Videokonferenzen abzuhalten. Zum Beispiel für den Austausch mit Geschäftspartnern oder Kollegen, die im Home Office per Remote arbeiten. 

Nun werden diese Programme verstärkt im HR-Bereich genutzt, um online Vorstellungsgespräche zu führen. In der Regel kommen dabei stationäre Computer oder Laptops zum Einsatz. Gelegentlich nutzen Personaler, zum Beispiel bei Startups, ihr Smartphone und Apps wie Apple Facetime oder die Videotelefonie-Funktion von Whatsapp. 

Welches Tool ist das beste? Eine Frage, die schwer beantwortet werden kann, denn alle Anbieter bieten die gleichen Grundfunktionen. Vielmehr sollten Sie sich fragen, welche Programme bzw. Apps Ihre Bewerber vielleicht schon im Einsatz haben. Denn: Je einfacher und schneller Sie mit einem Kandidaten zusammenkommen, desto besser.
 

Achtung, DSGVO!

Einfach ein Videokonferenz der Wahl nehmen - und los geht’s. Das ist zumindest die Theorie. In der Praxis gibt es allerdings eine Hürde, die Sie nicht vernachlässigen dürfen: den Schutz der persönlichen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Online-Interviews gelten als Eingriff in die Privatsphäre des Bewerbers, da personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden. Dazu kommt, dass der Austausch über eine Videokonferenz-Plattform erfolgt, deren Server nicht in Deutschland oder der EU steht - die meisten Anbieter haben ihren Sitz in den USA.

Video-Bewerbungsgespräche sind aus DSGVO-Sicht nicht per se verboten, die teils unklare Rechtslage führt aber immer wieder zu Diskussionen und unterschiedlichen Auslegungen. Tauschen Sie sich am besten mit Ihrem Datenschutz-Beauftragten aus, welche Maßnahmen Sie derzeit ergreifen müssen, um DSGVO-konform agieren zu können.
 

Hardware: Was benötigen Personaler für Ihre Video-Bewerbungsgespräche?

Die Grundvoraussetzungen für ein “Skype-Interview” sind eigentlich ganz simpel. Wenn Sie das Gespräch über ein Smartphone, Tablet oder Notebook durchführen möchten, haben Sie alles an Bord. Für einen besseren Ton sollten Sie Handy-Headsets mit einem integrierten Mikrofon verwenden.

Läuft das Video-Vorstellungsgespräch über Ihr Notebook und sollen mehrere Personen daran teilhaben (zum Beispiel Sie und der verantwortliche Teamleiter), ist ein Konferenzlautsprecher empfehlenswert. Den können Sie drahtlos oder über den USB-Anschluss mit Ihrem Computer verbinden.

Nutzen Sie Ihren stationären PC für das Bewerbungsgespräch per Video, müssen Sie eventuell eine Webcam dazu kaufen. Achten Sie hierbei auf eine gute bis sehr gute Bild- bzw. Video-Qualität des Produktes!

Und was sich von selbst versteht: Sie benötigen eine schnelle, stabile Internetverbindung. Ohne eine flotte Leitung können Sie kein professionelles Online-Vorstellungsgespräch führen!

Zusatztipp: Möchten Sie während des Internet-Gesprächs Ihren Bildschirm teilen (beispielsweise für eine kurze Unternehmensvorstellung), ist ein zweiter Monitor eine Erleichterung. So können Sie auf einem Bildschirm den Bewerber per Videostream verfolgen und zugleich auf dem zweiten ihre Powerpoint-Slides durchklicken. Oder Sie nutzen abseits des Screensharings den zusätzlichen Monitor, um wichtige Informationen über den Bewerber offen zu halten, beispielsweise seine Vita.
 

Was bei Licht und Kamerawinkel zu beachten ist

Bei einem Video-Interview sieht Sie der Bewerber aus einer starren Perspektive. Achten Sie deshalb auf die Kameraperspektive und die Ausleuchtung!

Die Kameraperspektive:

  • Stellen Sie Ihr Notebook nicht flach auf den Tisch, wenn Sie dessen integrierte Webcam benutzen. Denn so blicken Sie von oben herab - was psychologisch die gleiche Wirkung haben kann. Besser ist es, das Notebook auf eine Erhöhung zu bringen, damit Sie horizontal in die Kamera schauen können.
  • Setzen Sie eine externe Webcam ein? Bringen Sie diese nicht zu hoch an, ansonsten müssen Sie immer nach oben blicken. Auch hier gilt: Versuchen Sie mit dem Bewerber auf Augenhöhe zu sein.

Das Licht:

  • Sorgen Sie für eine helle Lichtstimmung, besonders wenn Sie in einem dunklen oder düsteren Raum das Online-Bewerbungsgespräch durchführen. Schalten Sie so viele Lichter wie möglich ein.
  • Aber: Achten Sie auf die Wirkung der verschiedenen Lichtquellen! Ein helles Deckenlicht sorgt beispielsweise für Schatten, die wie dicke Augenränder aussehen.
  • Idealerweise orientieren Sie sich an der Dreipunkt-Ausleuchtung, die in Foto- und Filmstudios zum Einsatz kommt. Oder sie schaffen sich wie viele Youtuber und Instagram-Influencer ein kleines Ringlicht an, das sie vor sich hinstellen.


Auch der Hintergrund ist wichtig

Kollegen, die durch das Bild laufen oder eine bunte Wand voll mit Urlaubskarten: Solche Dinge mögen authentisch wirken, sie sind allerdings ein No-Go für ein Video-Vorstellungsgespräch.

Ziehen Sie sich fürs das Online-Gespräch in einen ruhigen Raum zurück. Dieser sollte hell, freundlich und neutral wirken. Gerne können Sie ein paar Pflanzen “in Szene setzen” - aber bitte dezent. Den Bewerber darf optisch nichts ablenken wenn er mit Ihnen spricht.
 

Weitere Dinge, die Sie vorbereiten sollten

  • Sorgen Sie für Ruhe! Schalten Sie Ihre Telefone (Festnetz und Smartphone) aus oder leiten Sie sie um. Deaktivieren Sie Ihren Ventilator, das Radio und die laute Klimaanlage.
  • Schließen Sie Ihren Raum ab, so dass kein Kollege aus Versehen hereinplatzt. Oder hängen Sie ein Schild an Ihre Türe, dass Sie wegen eines Bewerbungsgesprächs gerade nicht verfügbar sind.
  • Deaktivieren Sie auf Ihrem Computer bzw. Smartphone / Tablet alle Programme, die für eine Störung sorgen könnten. Das sind in der Regel Mail- und Messenger-Anwendungen.
  • Testen Sie Ihre Hard- und Software: Läuft die Videokonferenz-Software einwandfrei, ist die Internetverbindung schnell genug, nimmt die Webcam das Bild auf, funktioniert der Ton? 
  • Sind Sie nicht ganz sicher, ob Ihr Equipment wirklich tadellos funktioniert? Machen Sie eine Generalprobe, indem Sie testweise mit einem Kollegen “skypen”. Oder überprüfen Sie die Bild- und Tonqualität mit einem Webcam-Programm, zum Beispiel der Kamera-App von Windows 10.
  • Schicken Sie dem Bewerber rechtzeitig den Link zu der Videokonferenz. Betreten Sie als Erster den virtuellen Konferenzraum, indem Sie sich ein paar Minuten vor dem Start des Gesprächs einloggen.
  • Bereiten Sie sich zudem so vor, wie Sie es bei einem “normalen” Bewerbungsgespräch tun würden: Legen Sie alle benötigten Unterlagen und Notizen zurecht (so, dass Sie der Bewerber nicht sehen kann). Stellen Sie ein Glas Wasser auf den Tisch. Setzen Sie sich korrekt hin, und achten Sie auf Ihre Stimmlage.
     

1, 2, 3 … Kamera läuft

Ein Video-Vorstellungsgespräch erinnert ein bisschen an einen Filmdreh: das Set (sprich: der Hintergrund), der Ton, das Licht und das Bild müssen stimmen. Und die benötigte Hard- und Software haben zu funktionieren, damit die “Action” vor der Kamera gewährleistet ist.

Da Sie als Recruiter aktuell und in Zukunft wahrscheinlich regelmäßig, eventuell sogar mehrmals täglich Online-Interviews führen werden, sollten Sie alles optimal vorbereiten. Idealerweise gibt es in Ihrem Unternehmen einen Raum, der speziell für die Bewerbungsgespräche per Videkonkonferenz-Tools eingerichtet ist.

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Bilder: Adobe Stock, Statista, Judith Steiner