Workation: Wie funktioniert das “Home Office im Urlaub”?

Der Kunstbegriff “Workation” setzt sich aus den englischen Wörtern “work” (= Arbeit) und “vacation” (= Urlaub) zusammen. Damit gemeint ist das Arbeiten an einem Ort, an dem man normalerweise seine Freizeit genießt. 
 

Unterscheidung: Sind Workation und Digitales Nomadentum das Gleiche?

Nein. Workation ist nicht zu verwechseln mit dem Digitalen Nomadentum. Unter Digitalen Nomaden versteht man Selbstständige und Unternehmer, die monate- oder jahrelang frei durch die Welt reisen und unterwegs - meist per Laptop - ihrer Arbeit nachgehen. Manche Digitale Nomaden geben sogar ihren festen Wohnsitz in ihrem Heimatland auf und sind ständig “on the road”.

Workation ist zwar das Arbeiten an einem schönen Ort fern der Heimat, diese Form von Remote Work wird aber zeitlich stark begrenzt. In der Regel dauert “Work-Vacation” nur wenige Tage oder Wochen an. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal: Workation bieten in der Regel Unternehmen ihren fest angestellten Mitarbeitern an, um ihnen etwas Besonderes zu bieten. Daher kommt auch die saloppe Bezeichnung “Home Office im Urlaub”. 
 

Grundsätzliches: Ist Workation erlaubt?

Ja. Ihr Unternehmen hat die Freiheit, seinen Angestellten diese besondere Art des Arbeitens proaktiv anzubieten oder bei Nachfragen frei zu geben. Allerdings müssen Sie dabei ein paar Dinge beachten (mehr dazu später). 

Vereinfacht ausgedrückt kommt die Workation einer Entsendung ins Ausland nahe. Hierfür gibt es unter anderem gesetzliche Regelungen, welche die Umsetzung der Workation erleichtern - sofern sich Ihre Mitarbeiter im europäischen Ausland aufhalten. Wird die besondere Form des Remote Works außerhalb der EU, zum Beispiel in den USA, in Asien oder Afrika durchgeführt, müssen Sie sich an unterschiedliche, individuelle Vorgaben richten.
 

Vorteile: Was bringt Workation?

In Zeiten des Fachkräftemangels sind Angestellte ein rares und auch kostbares “Gut” - besonders im Bereich der IT. Deshalb sollten Sie als Personalverantwortlicher so weit wie möglich versuchen, Ihre Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden und sie möglichst lange zu halten. Das gelingt unter anderem durch attraktive Gehälter, einer guten Arbeitsatmosphäre und besonderen Zusatzleistungen.

Workation stellt dabei ein besonderes Goodie dar, da es mehrere positive Eigenschaften vereint:

• Die Mischung aus Urlaub und Arbeit wird noch recht selten angeboten, weshalb sie einen “Coolness-Faktor” darstellt. Nutzen Sie dieses Alleinstellungsmerkmal.
• Die Urlaubs-Umgebung kann die Kreativität anregen und auch die Produktivität steigern. Innovationen lassen sich unter Umständen schneller entwickeln.
• Sonne, Strand, Palmen: Die äußeren Einflüsse reduzieren das Stresslevel und verbessern die Gesundheit.
• Bei den Teilnehmern steigert Workation die Motivation, für Ihr Unternehmen das Beste zu geben - und perspektivisch weitere derartige Boni zu erhalten.
• Als Gruppenveranstaltung trägt die Reise und das gemeinsame Arbeiten an einem Urlaubsort zum Teambonding bei. Denn gemeinsame Ausflüge und Erlebnisse schweißen zusammen.
• Sind Ihre Workations ein Erfolg, spricht sich das schnell herum. Ihre Firma wird derart attraktiver für Bewerber und damit für neue Fachkräfte.

Kosten: Wer zahlt die Workation? Wie teuer ist das?

Das hängt zum einen davon ab, welche Regelung Sie mit Ihren Mitarbeitern finden. Da Workations meist als Teambonding-Veranstaltung oder als Mitarbeiter-Benefit gesehen werden, sollte Ihr Unternehmen die Kosten in weiten Teilen tragen. 

Die Höhe der Kosten hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum Beispiel:

• Wo findet die Workation statt?
• Wie lange soll der “Trip” stattfinden?
• Wie viele Angestellte nehmen teil?
• Wie wird die Verpflegung geregelt?
• Welche Events bieten Sie an?

Somit lässt sich keine pauschale Aussage darüber treffen, wie teuer Workation ist.

Tipp: Es gibt mittlerweile Hotels und Reiseveranstalter, die sich auf Workations spezialisiert haben. Diese bieten entsprechende Dienstleistungen und Pakete an.
 

Absicherung: Welche rechtlichen Dinge sind zu beachten?

Arbeiten Ihre Angestellten nur wenige Wochen pro Jahr im Namen Ihres Unternehmens im EU-Ausland, gelten die deutschen Rechte und Pflichten. Dazu zählt beispielsweise, dass Ihre Firma die Lohnsteuer in Deutschland bezahlt und dass die Sozialversicherungen wie gehabt bestehen bleiben. Trotzdem sollte jeder Arbeitnehmer seinen persönlichen Versicherungsschutz checken und unter Umständen eine neue Auslandskrankenversicherung abschließen.

Verlassen Ihre Angestellten den EU-Raum, kann es kompliziert werden. So haben Sie unter anderem zu prüfen, ob eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis benötigt wird. In manchen Ländern müssen Sie ein spezielles Visum für Remote-arbeitende Mitarbeiter beantragen.

Machen Sie sich somit genau schlau darüber, wo welche Bestimmungen gelten. Ansonsten könnten Ihre Angestellten bei der Einreise in das Zielland abgewiesen werden - oder es drohen sogar rechtliche Schritte wegen schwerer Verstöße.
 

Technik: Was darf man nicht vergessen?

Workation ist kein Urlaub. Wie es der Name besagt, müssen Ihre Mitarbeiter auch Leistung erbringen. Damit das möglich ist, benötigen sie die passende Technik-Ausstattung. Klären Sie vor der Abreise, welche Ausstattung für das Remote Work benötigt wird. Reichen leistungsstarke Notebooks aus oder sind auch große Monitore, Scanner und Drucker erforderlich? Muss alles mitgenommen werden oder kann vor Ort etwas gemietet werden?

Was ebenso sehr wichtig ist: Gibt es in der Workation-Location eine schnelle und stabile Internetverbindung? Eignet sich das WLAN für Videokonferenzen sowie für Daten-Downloads und -Uploads? Sind auf den Arbeitsgeräten VPN-Programme und andere IT-Security-Maßnahmen aktiviert, sodass alle Geschäftsdaten sicher sind?

Und denken Sie auch an die Gesundheit der Angestellten! Das bedeutet: Stellen Sie sicher, dass es ergonomische Stühle und gute Arbeitsplätze gibt. Arbeiten am Pool mag zwar schick sein, doch das ist auf Dauer nicht gesund für den Körper. Und treffen Sie Vereinbarungen zu den Arbeitszeiten, damit nicht zu viel und auch nicht zu wenig gearbeitet wird.