Arbeiten im Home Office: Das müssen Sie beachten

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Produktiv im Home Office? Von zuhause aus zu arbeiten ist oft gar nicht so einfach. Mit unseren Ratschlägen gelingt es Ihnen und Ihren Kollegen über lange Zeit effizient zu bleiben.

Telearbeit, Remote Work, Home Office - was ist was

Was früher, zum Beispiel in den 1980er- und 1990er-Jahren, Telearbeit hieß, wird heutzutage als Remote Work bezeichnet. Wie es der Name besagt, erfolgt die Arbeit per Remote - also über eine Internetverbindung. Wird Telearbeit bzw. Remote Work von zuhause aus erledigt, spricht man von Home Office. 

Was beim Home Office zu klären ist

Home Office ist spätestens seit der Corona-Krise ein wichtiges Thema geworden. Doch die moderne Form der Heimarbeit stellt viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter noch vor große Herausforderungen. Diese Art zu Arbeiten wirkt ungewohnt und neu. Das bringt Unsicherheit mit sich und wirft viele Fragen auf.

Damit Ihnen und Ihren Kollegen das Home Office leichter fällt, fassen wir hier die wichtigen Punkte zusammen, die zu bedenken sind.

Vorgaben, die Unternehmen machen sollten

Arbeiten Mitarbeiter vom Home Office aus, sollte jedes Unternehmen Ansagen machen, wie die - vielleicht neue - Art zu arbeiten zu erfolgen hat. Dabei sollte unter anderem geklärt werden:

  • Wie sehen die Arbeitszeiten aus? Sind diese fest vorgeschrieben oder werden sie durch eine flexibles Arbeitszeitmodell abgelöst?
  • Wie flexibel fällt das Arbeitszeitmodell aus? Das heißt:
    • Gibt es Kernarbeitszeiten? 
    • Wie gut muss die Erreichbarkeit sein?
    • Darf abends, in der Nacht oder an Wochenenden gearbeitet werden?
    • Wie ist mit Pausenzeiten umzugehen?
    • Wie sieht es mit Überstunden aus?
  • Wie hat der Arbeitsplatz im Home Office auszusehen? Welche gesetzliche Vorgaben, zum Beispiel die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), sind zu beachten?

Die IT-Verantwortlichen müssen dafür sorgen, dass die Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten können. Dabei sind nicht nur technische Anforderungen wichtig, sondern auch Compliance- und Datenschutz-Vorgaben.

Zum Beispiel:

  • Was ist zu beachten, wenn das Firmen-Notebook sich in ein privates WLAN einloggt? 
  • Wie erfolgt der Zugriff aufs Firmennetzwerk über einen VPN-Tunnel? 
  • Inwieweit dürfen private Geräte (bspw. der private Computer) oder soziale Netzwerke zum Arbeiten genutzt werden? 
  • Wie ist im privaten Umfeld mit Kundendaten umzugehen?

Finanzielle, steuerrechtliche und versicherungstechnische Angelegenheiten sind ebenso zu klären.

Zum Beispiel: 

  • Was ist, wenn Ihre Mitarbeiter beispielsweise spezielle Hardware benötigen und diese selbst besorgen müssen? 
  • Gibt es steuerliche Vor- und Nachteile durch die Arbeit im Home Office?
  • Wie ist man im Home Office versichert?

Das Zwischenmenschliche stärken

Wenn die Mitarbeiter sich nicht mehr täglich im Büro sehen, verändert sich auch die zwischenmenschliche Ebene. Hier sind besonders die Vorgesetzten gefordert. Sind Sie in dieser Position, sollten Sie führend und moderierend handeln.

  • Durch Remote Work können die Mitarbeiter und ihre Leistungen schlechter als im Büro kontrolliert werden. Ein gutes Miteinander, das auf Ehrlichkeit und Vertrauen basiert, sind Aspekte, die nun wichtiger denn je sind.
  • Trotzdem sollten Sie weiterhin klare Ansagen und Vorgaben machen. Auch von zuhause aus müssen Ihre Mitarbeiter Aufgaben erledigen und Ziele verfolgen.
  • Eventuell sind Geschäftsstrukturen und -prozesse anzupassen. Eine gute Chance für Sie, um Ballast abzuwerfen und neue Konzepte für schlankere, effizientere Arbeitsweisen auszuprobieren. Zum Beispiel, indem Sie die Eigenverantwortung der einzelnen Mitarbeiter stärken und agile Projektmanagement-Methoden einführen.
  • Kommunikation ist das A und O. Sie sollten sich mehr denn je mit ihren Mitarbeitern austauschen, Fragen klären und auch Widerstände (beispielsweise gegen neue Arbeitsmethoden) abbauen.

Sich selbst am Riemen reißen

Home Office verleitet dazu, sich ablenken und den “Schlendrian” einreissen zu lassen. Dagegen helfen Ihnen feste Strukturen und Abläufe. 

  • Home Office ist kein Urlaub! Das sollte Sie sich jeden Tag deutlich machen. Ein erfolgreiches Arbeiten per Remote beginnt mit der richtigen Geisteshaltung.
  • Morgens früh aufstehen, regelmäßig Pausen machen, spätnachmittags den Computer ausschalten: Ihr Home-Office-Tag benötigt wie ein Arbeitstag im Büro feste Zeiten. Vermeiden Sie Unterbrechungen wie “Ich könnte mal kurz die Wäsche machen”.
  • Viele Experten raten, man sollte sich auch im Home Office genauso herrichten, als würde man zur Arbeit gehen. Das bedeutet: Raus aus den Schlafklamotten, rein in normale Kleidung (Jeans statt Jogginghose, ein Anzug muss es ja nicht unbedingt sein), zähneputzen, duschen, rasieren, frisieren, schminken …
  • Müssen Sie Ihre Kinder betreuen, weil beispielsweise Ferien oder die Kita geschlossen sind, müssen Sie Arbeit und Familie trotzdem in Einklang bringen. Zum Beispiel, indem Sie die Tür des Home-Office-Zimmer schließen und Ihre Kinder zur Einhaltung gewisser Regeln erziehen.

Den richtige Heimarbeitsplatz schaffen

Die Couch, ein Tischchen in der Essecke oder der Balkonstuhl sind kein Platz, an dem Sie dauerhaft arbeiten sollten. Platzieren Sie Ihr Notebook auf einem ordentlichen Tisch mit einem richtigen Stuhl. Achten Sie hierbei auf die ergonomische Ausrichtung: Sie sollten mehrere Stunden am Stück ohne Nacken- und Rückenschmerzen arbeiten können! 

 
Ebenso wichtig ist, dass Ihr Schreibtisch genügend Platz zum Arbeiten bietet. Zeitschriften, Urlaubserinnerungen, Spielsachen, Tablets und andere Dinge, die Sie ablenken, sollten Sie entfernen. Und wie im Büro gilt: Die Grenze zwischen kreativem Chaos und echter Unordnung fällt schmal aus.

Ein weiterer Punkte, der beim Heimarbeitsplatz essentiell ist: Ruhe. Bitten Sie Ihren Partner und Ihre Kinder leise zu sein, deaktivieren sie die Benachrichtigungstöne der sozialen Netzwerke und schließen Sie die Fenster. Neben der Arbeit Netflix, Youtube und andere Videostreams laufen zu lassen, sind ein No-Go. Drehen Sie bei Radios, MP3-Playern oder Musik-Streams die Lautstärke herunter oder lassen Sie sie ganz aus. Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass Sie konzentriert arbeiten und Videokonferenzen ungestört abhalten können.

Und zuletzt sollten Sie darauf achten, dass Ihr Arbeitsplatz hell genug ausfällt. Licht hebt Ihre Stimmung, steigert Arbeitsmotivation und wirkt dem “Lagerkoller” entgegen. Haben Sie einen Balkon, eine Terrasse oder einen Garten, können ein paar Minuten in der Sonne eine Wohltat sein. Aber übertreiben Sie es nicht! Machen Sie Ihr Home Office nicht zum “Open Office” - das wäre zu viel ablenkende Urlaubsstimmung.

Die technische Infrastruktur muss laufen

Remote Work benötigt eine wichtige Grundvoraussetzung: eine schnelle, stabile Internetverbindung. Ist diese nicht gegeben, dürfte es schwer sein, mehrere Tage lang für die Firma oder für Kunden tätig zu sein.

Tauschen Sie viele Daten aus, halten Sie Videokonferenzen ab oder arbeiten Sie über eine sichere Leitung (VPN), sollten Sie Ihre Internetleitung “frei” halten. Das bedeutet: Unterbinden Sie in Ihrem Haushalt so weit wie möglich datenhungrige Dienste wie Videostreaming oder Onlinespiele.

Um Nacken-, Rücken- und Augenprobleme zu vermeiden, sollten Sie an Ihr Geschäftsnotebook mindestens einen großen Monitor anschließen. Setzen Sie zudem eine externe Tastatur und eine ausreichend große Maus ein. Achten Sie hierbei auf die Vorgaben der ArbStättV (bspw. §6, “Einrichtung des Bildschirmarbeitsplatz”). und holen Sie sich zusätzlich Tipps aus dem Internet.

Neben der Hardware muss auch die benötigte Software einwandfrei laufen. Am besten stimmen Sie sich eng mit Ihren IT-Verantwortlichen ab. Und schauen Sie ebenso, wie Sie unter Umständen mit neuen Tools experimentieren können oder dürfen, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Wenn Sie lange Zeit im Remote-Work-Modus sind, werden Sie die Vorzüge von Online-Programmen zu schätzen wissen. Projektmanagement, Kommunikation, Datenaustausch, Videokonferenzen, Buchhaltung, Konzepterstellung - für das alles und noch viel mehr gibt es zahlreiche Cloud-Lösungen.

Fazit: Home Office ist "in"

Home Office mag für viele ungewohnt sein. Die “Telearbeit” bringt für Unternehmen und Mitarbeiter neue Herausforderungen. Doch die Einarbeitung und Umstellung lohnt sich. In Zeiten der Digitalisierung und des Fachkräftemangels gehören Remote Work und flexible Arbeitsmodelle in vielen Branchen und Berufen einfach dazu - zum Beispiel bei IT-Spezialisten, die als SAP-Berater tätig sind.

 

Bilder: Adobe Stock, HVBG